提案台帳で、却下の理由を残す理由
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結論
AIの担当が提案を出し続けると、「前に却下した案」を別の担当が出し直すことが起きます。提案と判定、特に却下の理由を1つの台帳に残すと、同じ議論の繰り返しが減り、状況が変わったときに案を復活させやすくなることを狙っています。運用の期間が短く、効果の記録はまだありません。
やったこと
1つの表に、提案ごとに次を残しました。
- 日付、提案者、第一起案（内容）
- 判定（GO／条件つきGO／却下／後回し）
- 理由・磨いた点（何が良く、何を直したか。却下は理由を毎回書く）
- 参照（詳細の資料の場所）
判断は厳しく返し、同時にねぎらいも返す、というルールにしています。
うまくいかなかったこと
運用の期間が短く、効果（探す時間が減ったか、出し直しが減ったか）の記録はまだありません。
手順
- 提案は、最初の起案（第一起案）の時点で台帳に載せる
- 判定は「GO」だけでなく、「条件つき」「後回し」も使い、条件は復活の条件として書く
- 却下の理由は、人を責めず、案の側の理由として書く
- 毎週、新規・却下・後回しの件数を見て、見落としがないか確認する
- 後回しの案は、世の中や社内の状況が変わったら見直す
かかったもの
作業時間の記録は取っていないため、時間は書きません。
人が確認した点
判定の理由が、事実に基づいているか。却下の言葉が、提案者を傷つけないか。
次に変えること
後回しの案の「復活の条件」を、定期的に見直す日を決める。
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